Actividad 3

NORMAS POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS 

 Cuadro comparativo

Descripción de los procedimientos

   Describir un procedimiento consiste en detallar los elementos que constituyen su estructura, la cual se define a continuación:

1. Portada: La cual debe contener encabezado, título del procedimiento.
2. Índice: Donde se reflejan los apartados del procedimiento.
3. Recuadros: Que incluyan quien lo elabora, quien lo revisa, fecha y firmas.
4. Pie de página: Debe contener nombre de la organización, del procedimiento, número de página y número de páginas totales.
5. Objeto: Expone la actividad que se describe en el documento.
6. Alcance: Se delimita el ámbito de aplicación de las actividades descritas en el objeto.
7. Referencias: Se detalla una lista con los textos, libros y documentos vistos para el desarrollo del procedimiento.
8. Definiciones: Incluye las definiciones de los temas planteados en el desarrollo del procedimiento.
9. Responsabilidades: Aquí se recogen las responsabilidades de los distintos intervinientes en los aspectos que se contemplen en el documento
10. Desarrollo: Se describen, por orden cronológico, las etapas o pasos necesarios para realizar las actividades que son objeto del procedimiento, incluyendo, entre otros, criterios de aceptación/rechazo, medios a utilizar, calificación del personal; si procede.
11. Registros: Se recogerá el título de todos los registros que dependen del procedimiento de que se trate.
12. Lista de distribución: Se deben indicar los puestos de la organización que han de disponer de una copia controlada del documento.
13. Historial de revisiones: Se debe especificar el número de revisiones, la fecha y el motivo de los cambios.
14. Anexos: Se incluirá todo lo que se considere anexo.

Diagramación de los procedimientos

   La diagramación de los procedimientos es una forma de expresar de manera gráfica, los procesos o procedimientos que se realizan en una organización; observando las actividades y relaciones que interactúan entre si. Es de suma importancia que estas actividades estén estandarizadas para que todos puedan leer lo mismo e interpretarlo de la misma manera.

   Es indispensable que todos los diagramas tengan claramente especificados: la fecha de elaboración o actualización, un número de versión y el nombre o nombres de quienes lo elaboraron; además es necesario que estos sean revisados constantemente para asegurar que el proceso se ajusta a la realidad.

   En la diagramación se emplea la siguiente simbología para la elaboración de los mismo:

Diseño de políticas

   Para elaborar políticas es necesario seguir una serie de pasos o etapas que conlleven al diseño de un esquema que contiene las políticas requeridas. Estas fases se describen a continuación:

• Fase I: Diseño y desarrollo de la política, en la cual se contempla desde la necesidad, definición, hasta su redacción.
• Fase II: Validación y aprobación de la política, se procede a realizar las revisiones y ajustes requeridos, para su posterior aprobación por parte de los involucrados.
• Fase III: Divulgación a todos los niveles de la organización, consiste en formalizar a todos los miembros de la organización la vigencia y aplicación de la misma.
• Fase IV: Mantenimiento de la política en cuanto a cumplimiento y vigencia, se refiere a los ajustes o actualizaciones que requiera dicho instrumento, se recomienda hacer revisiones y/o actualizaciones al menos una vez por año.