Actividad 1

ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS

         La Organización y Sistemas se basa en la Gerencia General, que tiene como objetivo fundamental el adecuar la estructura organizativa funcional y procedimental de la organización al  fin de cumplir con las metas y objetivos, resaltando 2 fases importantes en la  evolución  de la misma

Primera fase comprende el periodo desde (1917 a 1964), fecha en la cual se registra los equipos administrativos como los departamentos administrativos y culminando con la instalación de las unidades de Organización y sistemas en toda la administración.

Segunda Fase, se comprende por mediado del año (1965) donde se implanto técnicas administrativas en la estructura de la misma.

         Con el transcurso de los años las ideas de los proyectos para trabajar de una manera más rápida, eficaz y consolidada; trabajando directamente pero sin influir en las decisiones tomadas por los directivos o el máximo nivel jerárquico de la empresa.

Naturaleza de las funciones de la Unidad de Organización y Sistemas

          La creación de esta estructura, la cual determina las jerarquías necesarias y agrupación de actividades, con el fin de simplificar las mismas y sus funciones dentro del grupo social, Las funciones consisten en una orientación general en el conjunto de la administración y se puede destacar de la siguiente manera; estudiar y analizar de manera permanente la estructura y el funcionamiento de la dependencia. Esta primera función implica que efectúen varias actividades como la realización de un diagnostico general de la estructura y procedimientos de la organización, la proposición de modificaciones para la adaptación de sistemas y procedimientos, su diseño y la formulación de manuales administrativos. El analista de organización y sistemas comprende actividades que analice la documentación de los procesos de diferentes áreas de la organización, teniendo en cuenta que debe tener de 2 a 3 años de experiencia en su trabajo y en sus diversas áreas administrativas, tener capacidad de trabajo bajo presión, saber que si lo que se planteó logro su objetivo. En cuanto a las funciones del organizador y sistemas en las organizaciones encontramos los siguientes; planificar, coordinar, dirigir y elaborar estudios sobre funcionamiento y organización.

       También determina normas, sistemas y procedimientos necesarios en la institución, realización entrevistas con el personal de la institución, estudia sistemas vigentes y los actualiza de acuerdo a las necesidades de la unidad, propone elabora e implanta nuevos sistemas administrativos necesarios en la institución, vela por el mantenimiento de los programas de organización y sistemas, supervisa el trabajo del personal a su cargo, opera un microcomputador para ingresar información cumple con las normas y procedimientos en materia de inseguridad integral establecidas por la organización, elabora informes periódicos de las actividades realizadas y por ultimo realiza cualquier otra tarea a fin que le sea asignada.

 El analista de organización y sistemas planifica elabora y coordina los procedimientos automáticos y manuales asociados a los sistemas, define en combinación con la gerencia las necesidades de información de una organización, estudia la factibilidad técnico-económica de las alternativas que satisfacen estas necesidades, evalúa el costo efectividad de los recursos humanos, las máquinas y técnicas empleadas en estos sistemas. 

Características de los ánalisis de Organización y  Sistemas

      Recopilar, analizar y preparar como informe en el cual se deben formular propuestas, ventajas y desventajas de las medidas de mejoramiento administrativo más viables de acuerdo con la estimación de costos y presupuestos de los recursos humanos, financieros y materiales. Para poder realizar dichos análisis se deben seguir diversos pasos:   Propósito u objetivo: La organizacion y Sistema tiene algunos propósitos u objetivos Las unidades o elementos  Objetos una accion que produzca cambio en una de las unidades del sistema, En otros términos, cualquier estimulación en cualquier unidad del sistema afectará todas las demás unidades, debido a la relación existente entre ellas. 

        Entropía: Es la tendencia que los sistemas tienen al desgaste, a la desintegración, para el relajamiento de los estándares y para un aumento de la aleatoriedad. A medida que la entropía aumenta, los sistemas se descomponen en estados más simples. La segunda ley de la termodinamica explica que la entropía en los sistemas aumenta con el correr del tiempo como ya se vio en el capítulo sobre la cibernética.

Perfil de analista de organización y sistemas 

      El perfil de un analista debe poseer las siguientes características generaales y particulares:

Poseer capacidad de análisis y síntesis en proporciones superiores a las que normalmente se exige como media de los administradores, ser creativo, hábil y autoconfiable.

Poseer facilidades para las relaciones humanas, tener habilidad en la elaboracion de flujogramas, organigramas formularios, encuestas, entrevistas, redactar informes técnicos entre otros.

  Es importante estas habilidades cuando se trata de recopilar información ver las soluciones a medida que estudia cada uno de los problemas, creando asi mejores funciones en la organizacion cada vez que se implemente cada una de estas, por lo cual debe ganar la aprobacion de su trabajo.

Tipos de sistemas de organización

• Organización Lineal o Militar: Se caracteriza porque la actividad decisional se concentra en una sola persona, quien toma todas las decisiones y tiene la responsabilidad básica del mando, el jefe superior asigna y distribuye el trabajo a los subordinados, quienes a su vez reportarán a un sólo jefe.

Ejemplo:

Organización Funcional o de Taylor :Consiste en dividir el trabajo y establecer tareas desde el gerente hasta el obrero, 

Ventajas:

Organización Lineo- funcional: Es una combinación entre Organización Lineal y Funcional lineal representa la responsabilidad y autoridad a traves de un solo jefe mientras que funcional la especializacion de cada una de las actividades y tareas es un a función..

Organización staf: Este tipo de organización no disfruta de autoridad de línea o poder de imponer decisiones, surge como consecuencia de las grandes empresas y del avance de la tecnología, proporciona información experta y de asesoría.

Organización matricial: Se basa en combinar la departamentalización por productos con la de funciones, se distingue de otros tipos de organización porque se abandona el principio de la unidad de mando o de dos jefes.

Organización divisional: Utiliza la departamentalizacion en base a productos, áreas o clientes. Y esos departamentos se les denomina divisiones porque tienen autonomía, tienen capacidad para tomar decisiones referentes a su producto, a su mercado o a su área geográfica. Cuando esta 

Organización por comités: Consiste en asignar los diversos asuntos administrativos a un cuerpo de personas que se reúnen para discutirlos y tomar una decisión en conjunto.

Organización por equipos de trabajo: 

El equipo es creado para una operación determinada, y está compuesto en su mayor parte por personas sobre las que no tiene poder jerárquico, provenientes de diversos departamentos o especialidades, y que ha de funcionar como un todo armónico y ser capaz de conseguir los resultados esperados que, por definición, son complejos, inusuales y arriesgados.

Organización virtual: Esta se refiere a una estructura que promueve la realización de alianzas temporales entre personas, instituciones y empresas con el propósito de realizar tareas específicas enlazadas mediante el empleo de las tecnologías de la sociedad de la información, siguiendo esquemas que reducen los costes y facilitan el acceso a las capacidades y recursos de las partes involucradas.

Organización por redes: Es un modelo de organización vigente en una compañía, y su conversión en un modelo adaptado a las nuevas tecnologías y con capacidad de aprovechar al máximo las ventajas de una organización en red, suponen establecer unas “reglas del juego” distintas a las actuales.

Clasificación

Según la titularidad del capital de la empresa: 

Empresa privada: Es aquella que corresponde a particulares.

Empresa publica: El estado, u otros entes públicos son los propietarios.

Empresa mixta: La propiedad es compartida entre los particulares y el estado o entes públicos. 

Según el número de propietarios: 

Empresa unipersonal: La propiedad corresponde a una sola persona.

Empresa societaria: Los propietarios son dos o mas personas que se asocian para desarrollar una actividad en común. 

Según los sectores de actividad:

Empresa del sector primario: Su actividad se relaciona con los recursos naturales.

Empresas del sector secundario: Su actividad se relaciona con las industrias, o la transformación de bienes.

Empresas del sector terciario: Su actividad se relaciona con la prestación de servicios.

Según la dimensión de la empresa: 

Grandes: están conformadas por mas de 400 trabajadores.

Medianas: están conformadas por entre 50 y 400 trabajadores.

Pequeñas: poseen menos de 50 trabajadores.

Además podemos diferenciarlas de acuerdo a otros aspectos tales como:

Volumen de producción, montos de ventas, capital, amplitud de mercado, superficie de plantas, beneficios brutos que obtienen, cash flow (circulante de dinero), puntos de venta, etc.

Según su personalidad jurídica:

Personalidad física: La empresa individual y su propietario tienen la misma personalidad.

Personalidad jurídica: Es cuando la personalidad de los propietarios no es la misma que la de la organización o sociedad.

Según su naturaleza jurídica:

Asociaciones y sociedades civiles, sociedades de personas, colectivas, en comandita, de capital e industrial, de responsabilidad limitadas, de capital por acciones, anónima, en comandita por acciones, de economía mixta, sociedades cooperativas, etc.

Según su relación o vínculos con otras empresas: 

Independientes: aquellas que no mantienen relaciones o vínculos con ninguna otra empresa.

Vinculadas sin relación de dependencia: Aquellas en las que la participación del capital es superior al 10% pero inferior al 50%. En ellas existe un vinculo pero no una relación de dependencia ya que no se posee el control absoluto.

Controlantes y controladas: Las primeras son llamadas principales, poseen mas del 50% del capital de otra, influyendo en sus decisiones y el control de la misma. Las segundas son dependientes, es decir que el capital, el control, y las decisiones están en manos de otros.

Según el origen de su capital: 

Empresas nacionales: Los capitales son de propietarios del propio país.

Empresas extranjeras: Los capitales provienen de otros países

Según su ámbito geográfico:

Globales, nacionales, regionales, locales.